Kurumsal Etkinlik Ajansı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Kurumsal Etkinlik Ajansı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir lansman, şirket toplantısı veya marka etkinliği planlarken verilen en önemli kararlardan biri doğru kurumsal etkinlik ajansını seçmektir.

Çünkü ajans yalnızca etkinlik günü sahada bulunan ekip değildir.

İyi bir etkinlik ajansı; fikrin geliştirilmesinden mekân seçimine, prodüksiyondan bütçe yönetimine ve etkinlik günü operasyonuna kadar markanın yanında çalışan bir çözüm ortağıdır.

Peki seçim yaparken nelere dikkat edilmeli?

1. Daha Önce Yaptığı İşleri İnceleyin

Bir ajansı değerlendirmenin en kolay yollarından biri portföyüne bakmaktır.

Ancak yalnızca büyük marka logolarını görmek yeterli değildir.

Ajansın farklı ölçeklerde hangi projeleri gerçekleştirdiğine, etkinliklerin yaratıcı yaklaşımına ve uygulama kalitesine bakmak daha doğru bir fikir verir.

Lansman, konferans, festival, çalışan etkinliği veya marka aktivasyonu gibi farklı projelerde deneyimli ekipler, beklenmeyen durumlara karşı da daha hazırlıklıdır.

2. Briefi Nasıl Yorumladığına Bakın

İyi bir etkinlik ajansı yalnızca briefte yazılanları uygulamaz.

Markanın neden o etkinliği gerçekleştirdiğini anlamaya çalışır.

Hedef kitle kim?

Katılımcı etkinlikten ne hatırlamalı?

Marka hangi mesajı vermek istiyor?

Başarı nasıl ölçülecek?

Ajansın sunduğu fikirlerin bu sorulara cevap veriyor olması önemlidir.

3. Yaratıcı Fikir Kadar Uygulanabilirlik de Önemlidir

Sunumlarda etkileyici görünen her fikir sahada uygulanabilir olmayabilir.

Bu nedenle yaratıcı ekip ile prodüksiyon ve operasyon ekiplerinin birlikte çalışması büyük avantaj sağlar.

Bir konsept tasarlanırken aynı anda;

mekân şartları, kurulum süresi, teknik ihtiyaçlar, güvenlik, katılımcı akışı ve bütçe

gibi detayların da düşünülmesi gerekir.

En başarılı etkinlik fikirleri genellikle yaratıcılık ile uygulanabilirliğin kesiştiği yerde ortaya çıkar.

4. Bütçenin Ne Kadar Şeffaf Olduğunu Kontrol Edin

Etkinlik bütçeleri birçok farklı kalemden oluşabilir.

Prodüksiyon, teknik ekipman, catering, personel, ulaşım, dekorasyon, baskı ve içerik üretimi bunlardan yalnızca birkaçıdır.

İyi hazırlanmış bir bütçede hangi hizmetin neyi kapsadığı açıkça görülebilmelidir.

Bu sayede proje ilerledikçe ortaya çıkabilecek sürpriz maliyetler de minimuma iner.

5. Operasyon Gücünü Göz Ardı Etmeyin

Misafirler çoğu zaman iyi yönetilen operasyonu fark etmez.

Aslında olması gereken de budur.

Kayıt masasının hızlı çalışması, konuşmacının zamanında sahneye çıkması, videonun doğru anda başlaması veya catering servisinin aksatmadan ilerlemesi güçlü bir operasyonun sonucudur.

BRO’vision etkinlik yönetimini yaratıcı fikir ve teknik prodüksiyonla birlikte ele alıyor; büyük ölçekli organizasyonlardan lansmanlara kadar süreci uçtan uca yönetiyor.

6. İletişim Şeklini Değerlendirin

Etkinlik projelerinde planlar değişebilir.

Misafir sayısı artabilir, program güncellenebilir veya mekânda beklenmedik bir ihtiyaç ortaya çıkabilir.

Bu nedenle çalışacağınız ajansın yalnızca yaratıcı değil, hızlı iletişim kurabilen ve çözüm üretebilen bir ekip olması gerekir.

Ajans-marka ilişkisinin sağlıklı ilerlemesi etkinlik sonucuna doğrudan yansır.

Doğru Etkinlik Ajansı Ne Sağlar?

Doğru ajans;

markanın hedefini anlar, yaratıcı fikri geliştirir, doğru tedarikçileri bir araya getirir, bütçeyi kontrol eder ve tüm operasyonun tek bir bütün olarak ilerlemesini sağlar.

Sonuç olarak markanın önünde onlarca farklı operasyonel problem yerine tek bir iş ortağı bulunur.

Sonuç

Bir kurumsal etkinlik ajansı seçerken yalnızca fiyat tekliflerini karşılaştırmak yerine ekip deneyimi, yaratıcı yaklaşım, operasyon gücü ve iletişim biçimini birlikte değerlendirmek gerekir.

Çünkü iyi bir etkinlik yalnızca güzel görünmez.

Doğru çalışır, doğru hissettirir ve markanın vermek istediği mesajı katılımcıya geçirir.